Reglementen
De statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging.
Statuten
1.1. De vereniging draagt de naam: "Achmea Gepensioneerden Vereniging".
1.2. De vereniging kan zich in het maatschappelijke verkeer bedienen van de afkorting AGV of Ageevee.
1.3. De vereniging heeft haar zetel in de gemeente Zeist.
1.4. De vereniging is opgericht op dertien juli tweeduizendtien.
2.1. In de statuten wordt verstaan onder:
- de vereniging: de rechtspersoon waarop deze statuten betrekking hebben;
- Stichting Pensioenfonds Achmea: Stichting Pensioenfonds Achmea, gevestigd in Apeldoorn (of haar rechtsopvolger(s)), hierna te noemen Pensioenfonds SPA;
- Stichting Bedrijfstakpensioenfonds Zorgverzekeraars: Stichting Bedrijfstakpensioenfonds Zorgverzekeraars, gevestigd in Zeist (of haar rechtsvoorgangers casu quo rechtsopvolgers), hierna te noemen Pensioenfonds SBZ;
- Verzekerde Regeling: een bij een pensioenverzekeraar ondergebracht pensioen voor werknemers/gepensioneerden van een onderdeel van Achmea of haar rechtsvoorgangers casu quo rechtsopvolgers;
- Achmea B.V.: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid: Achmea B.V., gevestigd in Zeist;
- Raad van Bestuur Achmea: de Raad van Bestuur van Achmea B.V.;
- Achmea: het Nederlandse bedrijf van Achmea B.V. of haar rechtsvoorgangers casu quo rechtsopvolgers;
- Gepensioneerden: degenen die van Pensioenfonds SPA, Pensioenfonds SBZ of een Verzekerde Regeling een pensioenuitkering ontvangen die voortvloeit of is voortgevloeid uit een arbeidsrelatie met een onderdeel van Achmea;
- leden: de natuurlijke personen als bedoeld in artikel 4.2, die zich hebben aangemeld of zijn aangemeld als lid van de vereniging en als zodanig zijn toegelaten;
- algemene vergadering: het orgaan dat gevormd wordt door de afgevaardigden van de locaties;
- bestuur: het bestuur van de vereniging als bedoeld in artikel 11;
- locatie: de locaties als bedoeld in artikel 9;
- locatiebestuur: het bestuur van een locatie;
- lokale ledenvergadering: de algemene vergadering van leden van een locatie;
- afgevaardigden: de door de ledenvergadering van de locatie en de B-leden benoemde afgevaardigden naar de algemene vergadering van de vereniging.
2.2. Een verwijzing naar geslacht wordt geacht een verwijzing naar alle geslachten te zijn en elke gedefinieerde term in enkelvoud omvat ook het meervoud.
3.1. Het doel van de vereniging is:
- het bevorderen en in stand houden van de contacten tussen de leden onderling en tussen de leden en Achmea;
- het behartigen in de meest ruime zin van gemeenschappelijke belangen van haar leden en van haar potentiële leden, in het bijzonder over de aanspraken op pensioen van Pensioenfonds SPA, Pensioenfonds SBZ of krachtens een Verzekerde Regeling;
- in zijn algemeenheid het behartigen van de belangen op sociaal-economisch en sociaal-maatschappelijk terrein van de leden en potentiële leden.
3.2. De vereniging tracht haar doel te bereiken door:
- het bevorderen van onderling contact tussen de leden en het activeren dat
leden elkaar, waar nodig, met raad en daad bijstaan;
- het houden van periodiek overleg met en vergaderingen voor de leden;
- het behartigen van de belangen van de leden door het streven naar een adequate vertegenwoordiging van Gepensioneerden onder andere in:
(i) het bestuur van Pensioenfonds SPA en Pensioenfonds SBZ;
(ii) het verantwoordingsorgaan van Pensioenfonds SPA en Pensioenfonds SBZ;
(iii) andere nog in te stellen toezicht- of overlegorganen van Pensioenfonds SPA en Pensioenfonds SBZ;
(iv) het meedenken in en beïnvloeden van landelijke gremia over de ontwikkelingen van Pensioen, Zorg en Welzijn in Nederland;
- het geven van informatie en voorlichting aan en communicatie met de leden van de vereniging;
- het inwinnen van adviezen ten behoeve van de leden bij terzake kundige personen en/of instellingen;
- het onderhouden van een regelmatig contact tussen het bestuur van de vereniging en de Raad van Bestuur Achmea en de afdeling HR van Achmea B.V.; het onderhouden van een regelmatig contact tussen het bestuur van de vereniging en het bestuur en het verantwoordingsorgaan van Pensioenfonds SPA en Pensioenfonds SBZ;
- het aansluiten bij een overkoepelend orgaan en het samenwerken met andere verenigingen en groepen, die een gelijksoortige doelstelling hebben;
- andere middelen die het bereiken van haar doelstellingen ten goede komen.
4.1. De vereniging kent leden, ereleden en begunstigers.
4.2. Leden van de vereniging kunnen zijn:
a. degenen wier dienstverband met een onderdeel van Achmea is dan wel wordt beëindigd door (pré) pensionering en pensioen ontvangen dan wel gaan ontvangen van Pensioenfonds SPA, Pensioenfonds SBZ of krachtens een Verzekerde Regeling;
b. degenen die gedurende het dienstverband met een onderdeel van Achmea volledig arbeidsongeschikt zijn bevonden, ongeacht of zij een arbeidsongeschiktheidspensioen ontvangen van Pensioenfonds SPA maar wel recht hebben op een ouderdomspensioen van Pensioenfonds SPA en wier dienstverband niet is verbroken;
c. degenen die gedurende het dienstverband met een onderdeel van Achmea arbeidsongeschikt zijn bevonden en wier dienstverband wel is verbroken, mits betrokkenen een arbeidsongeschiktheidspensioen ontvangen van Pensioenfonds SPA, Pensioenfonds SBZ of krachtens een Verzekerde Regeling;
d. weduwen, weduwnaars en geregistreerd samenwonende partners conform het pensioenreglement van degenen die gedurende het dienstverband met de tot Achmea behorende onderdelen zijn overleden en die een pensioen ontvangen van Pensioenfonds SPA, Pensioenfonds SBZ of krachtens een Verzekerde Regeling;
e. weduwen en weduwnaars en geregistreerd samenwonende partners conform het pensioenreglement van de sub a, b, en c genoemden;
f. degenen die om bijzondere redenen als lid worden toegelaten door het bestuur;
g. voormalig medewerkers met een dienstverband van vijfentwintig jaren of langer bij Achmea of haar rechtsvoorgangers, die bij de beëindiging van het dienstverband zestig jaar of ouder waren;
h. medewerkers van Achmea, die een deeltijdpensioen ontvangen;
i. voormalige medewerkers van Achmea van zestig jaar of ouder, die een WW- of een overbruggingsuitkering ontvangen tot hun pensioendatum.
4.3. Ereleden zijn personen die zich op bijzondere wijze voor de vereniging verdienstelijk hebben gemaakt. Zij worden op voordracht van het bestuur benoemd door de algemene vergadering. Een erelid heeft alle rechten van een lid, met uitzondering van het stemrecht, tenzij het erelid tevens lid van de vereniging is. Een erelid hoeft niet te voldoen aan de eisen gesteld in lid 2. Een erelid is vrijgesteld van het betalen van contributie.
4.4. Begunstigers zijn personen of organisaties die geen lid zijn, maar die als begunstiger door het bestuur zijn aanvaard en in de geldmiddelen van de vereniging bijdragen. Het bestuur stelt de minimumbijdrage vast. Zij hebben geen stemrecht, maar kunnen deelnemen aan alle activiteiten van de vereniging.
5.1. De aanmelding voor het lidmaatschap dient te geschieden door het aanmeldingsformulier op de website van de vereniging in te vullen en te versturen.
5.2. Het bestuur beslist over de toelating tot het lidmaatschap. Tegen de beslissing van het bestuur staat geen beroep open.
6.1. Het lidmaatschap van de vereniging geeft:
a. de leden het recht deel te nemen aan de ledenvergadering van de locatie waarvan men deel uitmaakt en daarin het woord te voeren;
b. de leden het recht deel te nemen aan door de vereniging georganiseerde activiteiten;
c. de leden het recht deel te nemen aan door de vereniging speciaal georganiseerde bijeenkomsten inzake belangenbehartigingsonderwerpen;
d. de leden het recht op het ontvangen van door (bemiddeling van) de vereniging verspreide publicaties.
6.2. De leden zijn verplicht tot het betalen van contributie zoals deze jaarlijks wordt vastgesteld door de algemene vergadering. Wanneer het lidmaatschap wordt beëindigd in de loop van een verenigingsjaar of wanneer iemand toetreedt in de loop van een verenigingsjaar is de contributie over dat jaar voor het gehele jaar verschuldigd.
7.1. Het lidmaatschap eindigt:
a. door overlijden van het lid;
b. door opzegging door het lid. Opzegging dient schriftelijk ten minste drie maanden voor het einde van het verenigingsjaar (eenendertig december) te geschieden;
c. door opzegging namens de vereniging. Deze opzegging geschiedt wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. De opzegging van het lidmaatschap van geschiedt door het bestuur, gehoord hebbende het locatiebestuur van de locatie waarvan het lid deel uitmaakt en gaat onmiddellijk in.
De vereniging kent de volgende organen:
a. de locaties;
b. de algemene vergadering;
c. het bestuur;
d. commissies.
9.1. Een locatie is een afdeling waarbinnen de vereniging haar in artikel 3 van deze statuten omschreven doel invulling kan geven, specifiek gericht op de leden van deze locatie.
9.2. Elke locatie heeft een door en uit de leden van die locatie gekozen bestuur, het locatiebestuur.
Het locatiebestuur bestaat uit een oneven aantal leden, minimaal vijf en maximaal zeven personen. Het aantal leden van het locatiebestuur wordt bepaald door de lokale ledenvergadering.
9.3. De leden van het locatiebestuur worden door de lokale ledenvergadering, op voordracht van het locatiebestuur, uit de leden van de lokale afdeling gekozen. De lokale ledenvergadering is gemachtigd kandidaten voor het locatiebestuur voor te dragen. De voordracht moet voorzien zijn van de naam en de handtekening van ten minste tien leden van de lokale afdeling, die de kandidatuur onderschrijven.
Het locatiebestuur blijft bevoegd indien het aantal leden onder de vijf daalt.
9.4. Het locatiebestuur dient een afspiegeling te zijn van de leden van de locatie.
9.5. Het locatiebestuur kiest uit zijn midden een voorzitter, een vice-voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De laatste drie functies kunnen eventueel worden gecombineerd over twee personen.
9.6. Het locatiebestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter dit nodig acht of ten minste twee leden van het locatiebestuur zulks wenselijk achten, doch ten minste eenmaal per jaar.
9.7. De vergaderingen van het locatiebestuur worden geleid door de voorzitter van het locatiebestuur en bij diens ontstentenis door de vice-voorzitter; indien ook de vice-voorzitter afwezig is zal een ander lid van het locatiebestuur de vergadering voorzitten.
9.8. Elk lid van het locatiebestuur brengt in de vergadering van het locatiebestuur één stem uit. Stemmen bij volmacht is niet toegestaan.
9.9. In de vergaderingen van het locatiebestuur worden alle besluiten genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen in een vergadering, waarin meer dan de helft van de leden van het locatiebestuur aanwezig is. Indien de stemmen staken beslist de voorzitter van de vergadering.
9.10. Van een vergadering van het locatiebestuur worden notulen gemaakt. Deze notulen worden in de volgende vergadering door het locatiebestuur vastgesteld en ten blijke daarvan door de dan fungerende voorzitter en de opsteller van de notulen getekend.
9.11. Leden van het locatiebestuur worden door of vanwege de vereniging niet bezoldigd.
9.12. De bijeenroeping van de lokale ledenvergadering geschiedt schriftelijk, waaronder begrepen elektronische mail, aan de leden van de locaties, niet later dan op de vijftiende dag voor die van de vergadering, de dag van oproeping en die van de vergadering meegerekend.
9.13. Over toelating tot de lokale ledenvergadering van andere dan de hierboven bedoelde personen beslist het locatiebestuur.
9.14. Leden van de locatie hebben het recht om een eigen agendapunt in te brengen op de lokale ledenvergadering, mits met naam en handtekening ondersteund door ten minste tien leden van de locatie.
9.15. Ieder lid van de locatie heeft één stem. Een lid van de locatie kan zijn stem niet door een schriftelijke daartoe gemachtigd ander lid laten uitbrengen.
9.16. De lokale ledenvergadering besluit met volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter van de lokale ledenvergadering.
10.1. De algemene vergadering van de vereniging wordt samengesteld uit afgevaardigden uit de locaties. Iedere locatie vaardigt maximaal vijf afgevaardigden af naar de algemene vergadering. De afgevaardigden van de locaties zijn afkomstig uit het bestuur van de locatie.
10.2. De voorzitter van het bestuur zit de algemene vergadering voor, bij diens ontstentenis de vice-voorzitter. Indien ook de vice-voorzitter afwezig is zal een ander lid van het bestuur de vergadering voorzitten.
10.3. De algemene vergadering wordt gehouden op een door het bestuur te bepalen plaats in Nederland.
10.4. De algemene vergadering wordt bijeengeroepen door het bestuur. Op schriftelijk verzoek van ten minste tien afgevaardigden, welk verzoek de te behandelen onderwerpen moet bevatten, is het bestuur verplicht tot het bijeenroepen van een algemene vergadering op een termijn van niet langer dan vier weken na indiening van het verzoek. Indien binnen veertien dagen geen bijeenroeping is geschied tegen een tijdstip gelegen binnen voormelde vier weken, kan namens de afgevaardigden die de vergadering hebben aangevraagd iedere verzoeker op de wijze waarop het bestuur de algemene vergaderingen bijeenroept of bij advertentie in ten minste één veelgelezen landelijk dagblad tot bijeenroeping overgaan.
10.5. De bijeenroeping van de algemene vergadering, behalve tot die welke rechtstreeks door tien afgevaardigden overeenkomstig het bepaalde in lid 4 van dit artikel wordt bijeengeroepen, geschiedt schriftelijk, waaronder begrepen elektronische mail, aan de afgevaardigden en niet later dan op de vijftiende dag voor die van de vergadering, de dag van oproeping en die van de vergadering meegerekend.
10.6. Afgevaardigden hebben het recht om een eigen agendapunt in te brengen op de algemene vergadering, mits dit wordt ondersteund door de handtekening van ten minste vijf afgevaardigden.
10.7. Over toelating tot de algemene vergadering van andere dan de hierboven bedoelde personen beslist het bestuur.
10.8. Iedere afgevaardigde heeft één stem. Een afgevaardigde kan zijn stem niet door een schriftelijke daartoe gemachtigde andere afgevaardigde laten uitbrengen.
11.1. Behoudens beperking volgens de statuten is het bestuur belast met het besturen van de vereniging. Bij de vervulling van hun taak richten de bestuursleden zich naar het belang van de vereniging.
11.2. Het bestuur van de vereniging bestaat uit een oneven aantal leden, minimaal vijf en maximaal zeven personen. Het aantal bestuursleden wordt bepaald door de algemene vergadering. De bestuursleden worden door de algemene vergadering, op voordracht van het bestuur, uit de leden gekozen. De algemene vergadering is gemachtigd bestuurskandidaten voor te dragen. Daartoe zal het bestuur de locaties tijdig schriftelijk erop wijzen dat de algemene vergadering de mogelijkheid heeft bestuurskandidaten voor te dragen. De voordracht moet voorzien zijn van de naam en de handtekening van ten minste vijf afgevaardigden die de kandidatuur onderschrijven.
11.3. Als een bestuurslid ontbreekt of verhinderd is, wordt de vereniging bestuurd door de overblijvende bestuursleden. Als alle bestuursleden ontbreken of verhinderd zijn, wordt de vereniging tijdelijk bestuurd door een of meer personen die daartoe zijn aangewezen door de algemene vergadering.
Onder verhinderd wordt in deze statuten verstaan de situatie dat het bestuurslid tijdelijk zijn functie niet kan uitoefenen als gevolg van:
a. schorsing;
b. ziekte; of
c. onbereikbaarheid,
in de gevallen bedoeld onder b. en c. zonder dat gedurende een termijn van vijf dagen de mogelijkheid van contact tussen het bestuurslid en de vereniging heeft bestaan.
11.4. Het bestuur dient een afspiegeling te zijn van de leden.
11.5. Het bestuur kent een voorzitter (tevens voorzitter van de vereniging), een vice-voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Deze worden in functie gekozen en vormen samen het dagelijkse bestuur.
11.6. De functies van vice-voorzitter, secretaris en penningmeester kunnen eventueel worden gecombineerd over twee personen.
11.7. Het dagelijkse bestuur is meer in het bijzonder belast met de dagelijkse gang van zaken, onder verantwoordelijkheid van het bestuur.
11.8. De verkiezing als lid van het bestuur geldt voor een periode van ten hoogste drie jaren. Ieder jaar treedt een derde van het aantal van de bestuursleden af volgens een door het bestuur vastgesteld rooster. Een tussentijds gekozen bestuurslid neemt op het rooster de plaats van zijn voorganger in en kan naast het restant van de zittingsperiode van het aftredende bestuurslid wiens plaats hij inneemt nog tweemaal worden herbenoemd. Een volgens het rooster aftredend bestuurslid is ten hoogste eenmaal herkiesbaar.
11.9. [In aanvulling op artikel 11.8. en artikel 2:298 Burgerlijk Wetboek is een bestuurslid niet langer bestuurslid vanaf:
a. zijn overlijden;
b. het moment dat hij vrijwillig of periodiek aftreedt;
c. zijn ontslag door de algemene vergadering;
d. het moment dat zijn faillissement onherroepelijk wordt;
e. het moment dat zijn vermogen onder bewind wordt gesteld;
f. het moment dat dat hij onder curatele wordt gesteld; en
g. het moment dat de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen op hem van toepassing is.
11.10. Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of twee andere bestuursleden zulks wenselijk achten, doch ten minste eenmaal per kwartaal.
11.11. De bestuursvergaderingen worden geleid door de voorzitter en bij diens ontstentenis door de vice-voorzitter.
11.12. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen in een vergadering, waarin meer dan de helft van het aantal stemgerechtigde bestuursleden aanwezig is.
11.13. Ieder stemgerechtigd bestuurslid brengt ter vergadering één stem uit.
11.14. Een bestuurslid neemt niet deel aan de beraadslaging en de besluitvorming, indien het bestuurslid daarbij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de vereniging. Het bestuurslid heeft – onverminderd het bepaalde in de vorige volzin – wel het recht de desbetreffende vergadering van het bestuur bij te wonen.
11.15. Wanneer op grond van het bepaalde in lid 14 van dit artikel geen enkel bestuurslid aan de besluitvorming over een bepaald onderwerp kan deelnemen en daardoor geen besluit kan worden genomen, wordt het besluit genomen door de algemene vergadering.
11.16. Van een bestuursvergadering worden notulen gemaakt. Deze notulen worden in de volgende vergadering door het bestuur vastgesteld en ten blijke daarvan door de dan fungerende voorzitter en secretaris getekend.
11.17. Bestuursleden worden door of vanwege de vereniging niet bezoldigd.
11.18. Bestuursleden kunnen geen andere functies binnen de vereniging bekleden, tenzij met instemming van het bestuur.
12.1. Het bestuur is, na vooraf verkregen goedkeuring van de algemene vergadering, bevoegd tot het sluiten van overeenkomsten, tot het kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen en het sluiten van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt, of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een derde verbindt.
12.2. Het bestuur vertegenwoordigt de vereniging in en buiten rechte. Bovendien wordt de vereniging in en buiten rechte vertegenwoordigd door twee gezamenlijk handelende leden van het bestuur waaronder te allen tijde een lid van het dagelijkse bestuur. Onverminderd de collectieve bestuursverantwoordelijkheid kan het bestuur aan de penningmeester volmacht verlenen om binnen bepaalde grenzen zelfstandig te beschikken over de geldmiddelen van de vereniging.
13.1. Binnen de vereniging kunnen door het bestuur tijdelijk of duurzaam werkende commissies worden ingesteld, bestaande uit leden van de vereniging.
Het bestuur kan de commissies ook opheffen.
13.2. Over commissies kunnen door het bestuur in een reglement nadere regelingen worden vastgelegd.
14.1. De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit:
a. contributies van de leden;
b. bijdragen van begunstigers;
c. subsidies;
d. erfstellingen, legaten en schenkingen;
e. alle overige wettig verworven baten.
De algemene vergadering benoemt jaarlijks een kascontrolecommissie van ten minste twee personen die geen deel uitmaken van het bestuur. De commissie onderzoekt de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt aan de eerstvolgende algemene vergadering zoals bedoeld in artikel 8 schriftelijk verslag van haar bevindingen uit. De kascommissie kan zich desgewenst door een (externe) deskundige laten bijstaan.
Eenzelfde persoon kan niet meer dan twee achtereenvolgende jaren deel uitmaken van de kascontrolecommissie.
16.1. Het verenigingsjaar loopt gelijk met het kalenderjaar.
16.2. Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de vereniging zodanig aantekeningen te houden dat daaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen van de vereniging kunnen worden gekend.
16.3. Binnen zes maanden na afloop van het verenigingsjaar brengt het bestuur aan de algemene vergadering zoals bedoeld in artikel 8 zijn bestuursverslag uit waarin rekening en verantwoording over het gevoerde beleid en beheer wordt gegeven.
16.4. Vaststelling van de jaarrekening geschiedt door de algemene vergadering.
16.5. Door de algemene vergadering kan aan het bestuur decharge worden verleend voor het financiële beleid gedurende het verenigingsjaar.
17.1. De algemene vergadering kan een huishoudelijk reglement vaststellen, dat geen bepalingen mag bevatten die in strijd met deze statuten zijn.
17.2. Besluiten ter vaststelling en/of wijzigingen van het huishoudelijk reglement kunnen slechts worden genomen op voorstel van het bestuur in een algemene vergadering.
Zie hiernaast voor het huishoudelijk reglement.
18.1. Een besluit tot wijziging van de statuten of tot ontbinding van de vereniging wordt genomen op voorstel van het bestuur in een algemene vergadering, met een meerderheid van ten minste tweederde van de uitgebrachte stemmen.
18.2. Bij de oproeping tot de algemene vergadering ter behandeling van een statutenwijziging of ontbinding moet het voorstel worden bijgevoegd, waarin de voorgedragen wijzigingen woordelijk zijn opgenomen, respectievelijk waarin de consequenties van de ontbinding worden vermeld.
18.3. De wijziging van de statuten treedt niet in werking dan nadat hiervan een notariële akte is opgemaakt respectievelijk de ontbinding in het openbaar register is ingeschreven.
18.4. De vereniging wordt ontbonden:
a. door een daartoe strekkend besluit van de algemene vergadering;
b. door insolventie nadat zij in staat van faillissement is verklaard, of door de opheffing van het faillissement wegens de toestand van de boedel;
c. door de rechter in de gevallen in de wet bepaald;
d. door het ontbreken van leden.
Over besteding van een eventueel batig saldo besluit de algemene vergadering, gehoord hebbende het advies van de Raad van Bestuur Achmea of haar rechtsopvolger.
Huishoudelijk reglement, versie 27 november 2023
Huishoudelijk reglement als bedoeld in artikel 17 van de statuten van de Achmea Gepensioneerden Vereniging, statutair gevestigd in de gemeente Zeist (hierna de AGV).
Dit huishoudelijk reglement is opnieuw vastgesteld door de Algemene Vergadering van de AGV op 27 november 2023.
Artikel 1
1.1 Bij de regelingen, die in dit huishoudelijk reglement worden opgenomen, is artikel 17 van de statuten leidend.
1.2 Het woord ‘bestuur’ in artikel 2 van de statuten wordt gelezen als ‘kernbestuur’ in alle uitingen van AGV met uitzondering van de statuten.
1.3 Onder belangenbehartigingcommissies worden verstaan de Commissie Pensioen en de Commissie Gezondheid & Wonen.
1.4 Onder de vier commissies worden verstaan de Commissie Pensioen, de Commissie Gezondheid & Wonen, de Commissie Communicatie en de Commissie Systeembeheer.
2.1 Leden kunnen slechts lid zijn van één locatie; zij bepalen zelf hun keuze.
2.2 Leden hebben het recht schriftelijk hun lidmaatschap, zonder vermelding van een reden, van een locatie om te zetten naar een lidmaatschap van een andere locatie. Het kernbestuur heeft hierover een procedure opgesteld.
2.3 Leden hebben het recht bijeenkomsten van hun locatie te bezoeken samen met hun partner. Het lid kan het locatiebestuur vragen in te stemmen met een andere persoon dan de partner. Een lid kan nooit meer dan één persoon vragen hem te vergezellen naar een bijeenkomst van een locatie.
3.1 Als een lid gescheiden is, heeft de voormalige partner niet het recht lid te worden, tenzij de voormalige partners beiden voldoen aan de voorwaarden die voor het lidmaatschap gelden.
3.2 Als de AGV geïnformeerd wordt over het overlijden van een lid in de periode van 1 januari van enig kalenderjaar en de datum van afboeking van de verschuldigde contributie, wordt de contributie over dat kalenderjaar niet in rekening gebracht, tenzij artikel 4 lid 2 sub e van de statuten van toepassing is.
Op basis van een besluit van de Raad van Bestuur van Achmea ontvangen de leden een kerstattentie van Achmea voor zover Achmea haar medewerkers een kerstattentie aanbiedt.
5.1 Verzoeken om het lidmaatschap te beëindigen worden in de ledenadministratie geëffectueerd per de datum dat de opzegging bij de AGV bekend wordt.
5.2 Ingeval van overlijden wordt het lidmaatschap beëindigd per de datum dat het overlijden aan AGV wordt meegedeeld.
5.3 Betaalde contributie wordt niet terugbetaald.
6.1 Een locatie heeft in principe tenminste 100 leden.
6.2 Het kernbestuur kan besluiten een locatie met minder dan 100 leden in stand te houden.
6.3 Als een locatie een veelvoud van 100 leden omvat, kan het betreffende locatiebestuur aan het kernbestuur voorstellen een nieuwe locatie op te richten. Het kernbestuur kan eisen stellen waaraan het initiatief nemende locatiebestuur moet voldoen alvorens het voorstel van dit locatiebestuur tot een besluit kan leiden.
7.1 Als leden een bijeenkomst/evenement van een locatie willen bezoeken waarvan zij geen lid zijn, dan neemt het locatiebestuur van de ontvangende locatie hierover telkenmale een besluit. Als het ontvangende locatiebestuur instemt met het ontvangen van (een) gast(en), dan neemt zij hierbij de regels in acht die door het kernbestuur zijn opgesteld.
7.2 Locatiebesturen kunnen besluiten gezamenlijke evenementen te organiseren. De betrokken locatiebesturen maken vooraf afspraken over de verdeling van de kosten die niet ten laste kunnen worden gebracht van de AGV-kostenplaats bij Achmea.
Leden van de locatiebesturen kunnen hun reiskosten in verband met deelname aan een locatie-activiteit declareren. Elk locatiebestuur kan afspreken dat er geen, of minder, reiskosten door de locatiebestuursleden worden gedeclareerd.
De locaties organiseren geen reizen naar het buitenland tenzij het locatiebestuur vooraf de instemming van het kernbestuur heeft verkregen. Het kernbestuur stelt voorwaarden waaraan een dergelijke reis moet voldoen, zoals de verplichting van het locatiebestuur om de organisatie van de reis op te dragen aan een bij de SGR aangesloten reisbureau.
10.1 Het kernbestuur ontvangt de verslagen van vergaderingen van de locatiebesturen.
10.2 Leden van het kernbestuur kunnen de vergaderingen van een locatiebestuur als gast bijwonen. Elk locatiebestuur maakt hierover afspraken met een lid van het kernbestuur.
10.3 Het locatiebestuur organiseert geen (voorlichtings-)bijeenkomsten op het gebied van belangenbehartiging als er geen overeenstemming is met de belangenbehartigingcommissies of het kernbestuur over de te behandelen onderwerpen of de uit te nodigen spreker(s).
11.1 De commissies handelen binnen de afspraken zoals vastgelegd in hun taakomschrijving (zie ook artikel 13.2 van de statuten).
11.2 De taakomschrijving kan in onderling overleg met het kernbestuur worden gewijzigd. De wijziging gaat in per de datum dat het kernbestuur hierover een besluit neemt.
Het kernbestuur ziet er op toe dat afspraken, die de (belangenbehartigings-) commissies willen maken met Achmea vooraf ter kennis worden gebracht van het kernbestuur.
13.1 Leden van het kernbestuur kunnen de vergaderingen van een commissie bijwonen als gast. De commissieleden en een lid van het kernbestuur maken hierover afspraken.
13.2 Het kernbestuur ontvangt de verslagen van de vergaderingen en besprekingen van de vier commissies.
In aanvulling op artikel 10 van de statuten wordt in het najaar van elk kalenderjaar een extra Algemene Vergadering gehouden. Hierbij ligt het accent op ontwikkelingen ter zake van de belangenbehartiging.
In de najaars- Algemene Vergadering wordt de begroting voor het komende kalenderjaar ter goedkeuring voorgelegd.
16.1 Kandidaat-leden stemmen in met de machtiging incasso van de jaarlijkse contributie door het invullen en toesturen van het aanmeldingsformulier AGV.
16.2 Intrekking van de machtiging incasso van de jaarlijkse contributie of stornering van de contributiebetaling leidt tot beëindiging van het lidmaatschap.
17.1 De financiën van een locatie worden gecontroleerd door lokale kascontrolecommissies. Het kernbestuur stelt een raamwerk op dat als richtlijn voor de lokale kascontrolecommissies kan dienen bij het uitvoeren van hun controlewerkzaamheden.
17.2 De lokale kascontrolecommissie doet via het goedkeuringsformulier verslag van haar bevindingen aan de penningmeester van het kernbestuur.
17.3 Het locatiebestuur doet verslag van de bevindingen van de lokale kascontrolecommissie in de eerstkomende ledenvergadering van die locatie.
Als in een kalenderjaar het aantal leden van een locatie groeit of daalt vindt in het daarop volgende kalenderjaar geen naverrekening van de gewijzigde AGV-contributie en de gewijzigde bijdrage van Achmea plaats met de desbetreffende locatie.
19.1 Vergaderingen van het locatiebestuur komen ten laste van de AGV- kostenplaats bij Achmea voor zover deze vergaderingen worden gehouden in Achmea vergaderfaciliteiten.
19.2 Informatiebijeenkomsten voor de leden van een locatie komen ten laste van de AGV-kostenplaats bij Achmea voor zover deze bijeenkomsten worden gehouden in Achmea vergaderfaciliteiten en er sprake is van beperkte cateringfaciliteiten.
19.3 In alle overige gevallen komen de kosten van bijeenkomsten die een locatie organiseert in de Achmea-gebouwen ten laste van de locatie.
20.1 De leden van het kernbestuur, de locatiebesturen en de vier AGV-commissies hebben recht op een vaste vergoeding. Voor wijziging van deze regeling vraagt het kernbestuur de instemming van de Algemene Vergadering.
20.2 Als een lid deel uitmaakt van meerdere AGV-besturen/commissies, heeft dat lid recht op de vaste vergoeding van elk bestuur/commissie waarvan hij lid is.
20.3 Leden van commissies of werkgroepen, die op ad-hoc basis worden ingesteld worden door het kernbestuur, de locatiebesturen of de vier AGV-commissies, hebben geen recht op de vaste vergoeding.
21.1 De penningmeester van een locatiebestuur is bevoegd betalingen te doen en verplichtingen aan te gaan tot een maximum van €5.000,- (zegge: vijfduizend euro) per betaalopdracht of verplichting.
21.2 De penningmeester van een locatiebestuur is bevoegd om betalingen te doen of verplichtingen aan te gaan van meer dan €5000 (zegge: vijfduizend euro), maar niet meer dan €30.000 (zegge dertig duizend euro) per betaalopdracht of verplichting, voor zover de betaalopdracht of het aangaan van een verplichting het gevolg is van een besluit dat is vastgelegd in het verslag van een eerder gehouden vergadering van het locatiebestuur, echter met dien verstande dat betalingsopdrachten van meer dan €15.000 (zegge vijftien duizend euro) mede ondertekend dienen te worden door een lid van het bestuur van de vereniging.
Het bestuur van de vereniging kan bepalen, dat de grens van €30.000 (zegge dertig duizend euro), gelet op de omvang van een locatie, voor de desbetreffende locatie wordt verhoogd tot €50.000 (zegge vijftig duizend euro).
22.1 Het kernbestuur stelt uniform toe te passen regels op over het boeken van kosten door de locaties.
22.2 Alle financiële transacties worden afgewikkeld via overschrijvingen bij een door het kernbestuur vastgestelde bankinstelling.
22.3 Betalingen of ontvangsten per kas zijn niet toegestaan.
22.4 Het kernbestuur stelt uniform toe te passen regels op over het aanschaffen van onder meer pc’s en printers, alsmede over de wijze waarop deze goederen in de financiële verslaglegging worden verantwoord.
Het is leden van het bestuur, van locatiebesturen of van commissies niet toegestaan om betalingen, commissies, geschenken of andere materiële of immateriële voordelen met een waarde van meer dan €25,- (zegge vijfentwintig euro) aan te nemen, die verband houden met het aangaan van verplichtingen of contracten uit hoofde van de uitoefening van hun functie bij de vereniging.
24.1 Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement moet door de Algemene Vergadering worden genomen.
24.2 In alle gevallen waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het kernbestuur
BIJLAGE BIJ HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT PER 29 NOVEMBER 2018
Overzicht Taken, Bevoegdheden, Verantwoordelijkheden en Autorisaties
Locatiepenningmeester AGV (TBV&A).
TAKEN
1. Het op de juiste manier voeren van het financieel beheer van de Locatie.
2. Het jaarlijks opstellen van het Locatiebudget/begroting.
3. Het verrichten van betalingen en het doen van ontvangsten middels de twee bankrekeningen.
4. Het jaarlijks opmaken van een financieel overzicht en ter controle voorleggen aan de Locatie Kascommissie.
5. Het jaarlijks doorgeven van het budget/begroting, het financieel overzicht en het oordeel van de Locatie Kascommissie aan de AGV Administrateur.
6. Een maal per halfjaar worden de digitaal aangeleverde kostendeclaraties voorgelegd aan de Locatie-of Commissievoorzitter en voor gezien geparafeerd, voor zover dit niet al voor de betaling procedureel ondervangen is.
BEVOEGDHEDEN
1. Het zelfstandig doen van betalingen tot €5000, voortvloeiend uit aangegane verplichtingen binnen de context van het budget/begroting van Locatie of Commissie.
2. Voor bedragen boven de €5000, voortvloeiend uit aangegane verplichtingen binnen de context van het budget/begroting, is vooraf akkoord van Locatie- of Commissievoorzitter vereist.
VERANTWOORDELIJKHEDEN
1. Goed huisvaderschap voor de toegewezen middelen en bankrekeningen.
2. Periodiek, doch minstens eenmaal per jaar verantwoording afleggen over het gevoerde financiële beleid aan de locatie ALV.
3. Opleveren van de gevoerde financiële administratie, met behulp van de boekhoudapplicatie aan de AGV Administrateur.
4. Uitgaven moeten passen binnen het budget. Afwijkingen van het normale patroon moeten gebaseerd zijn op besluiten van het Locatie- of Commissiebestuur.
5. Hanteren van de door het AGV Kernbestuur vastgestelde uitgangspunten voor onder meer vaste vergoedingen, kilometervergoedingen en overige richtlijnen voor het toekennen van specifieke vergoedingen zoals bij afscheid, en bestuurs- of commissie-uitjes.
EXTERNE AUTORISATIES
1. Beperkte volmacht tot €15.000 conform inschrijving KvK-register.
2. Voor betalingsopdrachten via Rabo Internet bankieren volstaat de digitale handtekening van de Locatiepenningmeester voor bedragen tot €15.000 . Daarboven is in het Rabo Internet betaalsysteem een tweede digitale handtekening vereist van de AGV Penningmeester. Met een maximum van € 30.000 of € 50.000 voor de Locaties Apeldoorn en Tilburg.
INTERNE AUTORISATIE
1. Bedragen tot €5000 volstaat een handtekening van de Penningmeester.
2. Ook voor bedragen boven de €5000 volstaat een handtekening van de Penningmeester, echter slechts indien en voorzover het bedrag voortvloeit uit aangegane verplichtingen binnen de context van het budget/begroting en er vooraf akkoord op is gegeven door de Locatie- of Commissievoorzitter.
3. Als Addendum is een overzicht opgenomen van in bestuursbesluiten vastgelegde (spel)regels.
Addendum :
Spelregels op basis van bestuursbesluiten AGV.
1. De maximale reserve per Locatie bedraagt 1,5% van de jaarlijkse bijdrage van AGV/Achmea. Het meerdere in enig jaar zal bij de vaststelling van de nieuwe bijdrage in onderling overleg tussen Kernbestuur en Locatiebestuur worden betrokken.
2. Vergoeding reiskosten op basis van €0,26 per kilometer of kosten openbaar vervoer 2e klas. Reiskosten i.v.m. Evenementen zijn kosten van het Evenement.
3. Vaste vergoeding €45 per kwartaal. Indien actief in meerdere gremia maximaal 2 maal de vaste vergoeding.
4. Attenties bij ziekte, jubilea etc. Met een richtlijn van €25 per situatie.
5. Kosten en wijze waarop afscheid van bestuursleden/commissieleden plaatsvindt wordt onderling in het bestuur geregeld. Als richtlijn voor een attentie geldt €50.
6. Jaarlijks is er ruimte voor een etentje van de (locatie)besturen en commissies .
7. Kosten die samenhangen met de uitoefening van de functie worden vergoed ( bv. printpapier/cartridges/toner/porti/security software); met een richtlijn van €150 per jaar.
8. Jaarlijks zal achteraf de AGV penningmeester de bestuurskosten toetsen op redelijkheid.